quarta-feira, 8 de abril de 2015

Sobre organização de eventos

Por Carolinne Góes




Esse texto é baseado nas minhas experiencias pessoais, não são regras aqui descritas, 
são só dicas e percepções...


Já organizei 4 eventos de Parkour, 3 estaduais e 1 brasileiro que foi o feminino, e com o passar do tempo a gente vai percebendo coisas e mudando pra se adaptar também. Esse ano eu não organizo o estadual daqui (sou do Espirito Santo) e os meninos que pegaram o boi pelos chifres vieram aqui em casa outro dia pra gente bater um papo. Fiquei pensando que não tem muitas dicas por ai do que fazer pra organizar um evento e de como no começo foi difícil pra mim, então resolvi escrever esse texto. Vale dizer que esse texto meio que se mistura a minha historia no parkour, não da pra separar os dois, então aqui vocês vão conhecer um pouquinho da minha 'saga do guerreiro' também.



Bla bla bla, vamos ao que interessa...

Quando eu comecei no parkour o Marcelo organizava os encontros daqui, em 2009 foi o 2° Urban Parkour e conheci mais da atividade nesse encontro. Em 2010 veio o decepcionante 3° Urban Parkour, vou compartilhar a parte que não é minha da história como alerta pra vocês, em resumo o Marcelo se doou pra caralho e o pessoal não apoiou o evento. Essa parte é pra você que NÃO É DA ORGANIZAÇÃO: você quem faz o evento! Se ninguém aparecer, se aparecer um monte de gente e ficar todo mundo sentado conversando, se ninguém interagir, ou se aparecerem 20 pessoas se matando de treinar, foi você, participante, quem fez o evento! A organização é extramente importante, mas os participantes é que ditam o ritmo, e são eles quem levam o legado bom ou ruim pros outros que não compareceram...

Voltando a historinha, em 2011 não teve evento e eu fiquei muito triste com isso, como vi que ninguém ia fazer nada, em 2012 eu fui lá e fiz. Aqui vem uma dica pessoal: decida-se por um encontro participativo ou não. Vou explicar... O Carioca por exemplo, é um encontro totalmente participativo, tudo acontece por votação na internet, qual local será o evento, quem quer fazer a logo da camisa, qual logo vai ser a oficial, quem quer ajudar no dia do evento, e assim vai, funciona pra eles. Meu primeiro evento em 2012 foi assim, varias reuniões aqui no estado pra decidir varias coisas, não funciona pra mim, sou muito do pegar, ir la e fazer, quando as pessoas chegam com a opinião eu já decidi, já fiz, já era. Mas isso vai de cada um e também da comunidade que você participa, aqui por exemplo os meninos só querem treinar, uma grande maioria não perde tempo na internet e quando eu abria votação só 15 pessoas participavam. Agora se as pessoas ai são super participativas, vale a pena sim envolve-las! O que você decidir mantenha até o fim, não comece pedindo opinião e depois fique de saco cheio e passe a decidir as coisas sozinho, ou não pegue pra fazer sozinho se não aguenta a pressão... Seja fiel a sua decisão, veja como rola no fim e se precisar mude no ano seguinte, não no decorrer das coisas...

4° Urban Parkour - 2012

Ai vem outro ponto importantíssimo: Ache gente de confiança! E de confiança não quero dizer seu melhor amigo, nem aquele cara que manda double back flip, é alguém do 'sangue no zoio', que quando o bagulho apertar vai achar uma solução depois que você já desistiu de tentar. No primeiro evento o Matias disse em uma reunião que quando o negocio apertasse eu ia ficar sozinha, eu achei que não, afinal, eram meus brothers que estavam ali, mas quando o dia foi chegando, eu fiquei sozinha mesmo... Talvez você só descubra aquela pessoa que vai te ajudar MESMO, quando você passar pelo perrengue de ficar sozinho, não se aflija, aconteceu comigo e eu sobrevivi...

Escolha uma data! Pra isso eu aconselho a olhar o calendário de treinos, é o minimo que você deve fazer. Esse é o de 2015: CALENDÁRIO DOS ENCONTROS DE PARKOUR NO BRASIL - 2015. Pra começar não escolha a mesma data do brasileiro. Procure uma data que não choque com nenhum outro evento, e, se não tiver jeito, então escolha uma data onde tenha um evento geograficamente longe do seu. Um exemplo esse ano foi o Nordestino e o Gaúcho, a data era tradicionalmente do Gaúcho, mas por precisar de uma data com feriado prolongado (que não fosse o carnaval) o Nordestino tentou amenizar as coisas escolhendo a mesma data, mas em eventos que não se chocam tanto, diferendo do que aconteceria se estados vizinhos marcassem datas iguais (ou o mesmo estado ter dois eventos, como já aconteceu em Minas e Brasilia). Outro exemplo foi o Feminino, que apesar de eu ter contactado os meninos do SanJaneiro um ano antes, questionando qual data eles tinham escolhido, e apesar de ter marcado a data do feminino primeiro, avisado e pedido pra que não marcassem no mesmo dia, eles foram lá e fizeram, o que tirou qualquer possibilidade das meninas de São Paulo (que é o estado com mais meninas treinando) virem ao Feminino (que era mais longe e no mesmo dia). Infelizmente ainda não podemos estar em dois lugares ao mesmo tempo, então não criem rixas por datas e não façam as pessoas escolherem: Facilitem! 


5° Urban Parkour - 2013


Seja honesto com quem vai participar do seu evento! Não prometa mais do que você pode, não dê um passo maior que a perna. Se não tem alojamento, avise: não tem alojamento; se conseguiu alojamento de ultima hora, retifique o aviso: conseguimos alojamento de ultima hora. Como participante é terrível você ir pra um lugar que você não sabe como se preparar, se eu sei desde o inicio que não tem alojamento, eu vou ter que dar um jeito, mas se fico sabendo disso na ultima hora, posso até desistir de comparecer. O mesmo vale pra todo o resto, alimentação, transporte, translado do aeroporto/rodoviária/ferroviária, camisas, etc. Só prometa se você tiver absoluta certeza, e se der ruim no caminho, chama todo mundo e explica o que aconteceu, assim você mostra que é uma pessoa organizada, que qualquer percalço no caminho não foi culpa sua e que você está fazendo o possível pra consertar. Experiencia própria, as camisas do evento de 2014 não ficaram prontas a tempo, o cara só entregou no domingo de manhã, achei que íamos ficar sem camisa, chamei todo mundo do evento e falei o que aconteceu, eles entenderam e no domingo receberam suas camisas.

Escolha uma logo! A logo é uma identidade daquele encontro, vai estampar evento na internet, camisa, panfleto e etc. Ela precisa ser original e de bom gosto, mas se você não tem habilidade ou criatividade pra isso, sempre tem um amigo... E se nenhum amigo fizer, um desconhecido pode fazer, basta perguntar na internet, alguém vai se oferecer. Mas se ninguém se oferecer, fica tranquilo, escreve só o Numero do Evento + Nome do Evento que ta lindo, ninguém ta ligando muito pra isso não...

Escolha um bom fornecedor de camisas e peça com antecedência... O mal da gente é: deixar tudo pra ultima hora, isso vale pra você e pro fornecedor das camisas também, quer apostar quanto que mesmo você pedindo com 3 meses de antecedência ele vai deixar pra fazer na ultima semana? Duvida? Vou te contar uma historinha, em 2012 eu pedi as camisas com um mês de antecedência, fiz um pedido enorme porque teríamos 2 cores de camisas e a maioria das pessoas pediu 1 camisa de cada cor, eram necessárias só 3 semanas pras camisas ficarem prontas e quando faltava uma semana pro evento liguei pra la e as camisas não estavam prontas, me deram o prazo pra quarta feira e quando liguei na quarta não estavam prontas, me deram prazo pra sexta e quando liguei na sexta, vou nem falar, vou deixar vocês adivinharem... Ai falei pro vendedor 'olha só, meu evento é amanhã, to passando aí pra buscar meu dinheiro', 10 minutos depois me ligaram dizendo que poderiam entregar todas as camisas mas só em uma cor, e então com menos de uma hora (que foi o tempo que levei pra sair de casa e chegar la) as camisas ficaram prontas. Em 2014 foi um fornecedor diferente e aconteceu a mesma coisa, em 2014 foi pior porque não fui eu a responsável pelas camisas (porque se fosse tinha ido la e feito barraco), então o cara enrolou até sábado a noite, e conseguimos entregar no domingo... O melhor fornecedor pra mim foi o de 2015, no encontro feminino, que inclusive entregou as camisas na minha casa. Isso me leva a próxima dica, que vale pra todas as outras coisas: quando encontrar alguém/algo bom, fique com ele, em time que está ganhando não se mexe (vale pra fornecedor, apoiador, gente pra ajudar na organização, alimentação, sua família, e por ai vai).

6° Urban Parkour - 2014


Escolha o pico de treino! Essa parece ser a parte mais fácil, mas na verdade é uma das mais difíceis. Quando você escolhe um pico tem tantas coisas que deve levar em consideração que talvez seja melhor mesmo fazer igual no carioca e botar em votação na internet. Primeira coisa importante é: quantas pessoas você está esperando nesse evento? E aí você já pode eliminar os locais que não comportam aquela quantidade de pessoas. Outro ponto é: quais picos comportam iniciantes e iniciados? (a não ser que seu evento seja só pra iniciados, então pode pular essa parte). Muitos iniciantes conhecem o parkour através de um evento, e você precisa não só mostrar pra ele como é legal os caras pulando de 4 metros de altura, mas também como é legal ele mesmo tentar fazer os movimentos. Outra coisa que você tem que pensar é quantos dias dura seu evento? Se dura dois dias você vai escolher dois picos, ou um só? Aqui no estado eu geralmente escolho 4 picos, isso mesmo, não to brincando, um pra abertura do evento sábado de manha, outro pra sábado a tarde, e mais dois pra domingo de manha e tarde. Isso vai da proposta do seu evento e também da locomoção na sua cidade. Vitória é uma ilha e a gente consegue ir de um pico a outro a pé ou pegando um único ônibus que demora 10 minutos, por isso a facilidade em ter 4 picos em apenas 2 dias de evento.

Isso me leva ao próximo ponto que diz respeito a locomoção, você sabe como é sua cidade, como é o transporte publico, a distancia de um pico a outro, a distancia do possível alojamento, então pense na locomoção das pessoas, se você conseguir um ônibus da prefeitura, ótimo, se não, seja claro em como chegar. Use a tecnologia a seu favor, faça um mapa no google, detalhe as linhas de ônibus e metro que levarão aquele lugar.
Pense na locomoção também quando for pensar na alimentação, o lugar pra onde vocês vão tem restaurantes perto? Aproveite pra tentar uma parceria, em 2014 um restaurante no centro de vitoria serviu almoço pra todo mundo a 10 reais, um valor abaixo do que encontraríamos em qualquer outro lugar no centro e uma comida de muita qualidade.
E a aguá? Pra onde vocês vão tem água pra consumir? No alojamento tem aguá potável?
E pense também onde poderia ser um alojamento de fácil translado pros locais de treino e pra rodoviárias/aeroportos/ferroviárias/etc? Quantos dias de alojamento você vai oferecer? Quantos banheiros tem esse alojamento? Você vai dividir meninos e meninas na hora de dormir? Quantas pessoas pretender usar o alojamento e quantas pessoas o local comporta? No seu estado faz frio ou calor? Tem ventilador, o local é quente ou frio?

Quando você escolhe os picos já pode ir preparando o cronograma, nele deve conter o básico, que horas começa, onde começa, tem atividades guiadas ou é livre, qual o horário pra almoço, qual o horário de retorno, onde as pessoas devem se reagrupar, novamente se são atividades guiadas ou livres e que horas termina. Lembre-se de pensar em como fazer isso (locomoção é a palavra chave) e tente se imaginar um turista, você se perderia, ficaria cansado?

E não esqueça do final, no final quem veio de outras cidades ou estados precisa ir embora, você tem que orientar essa pessoa como chegar no aeroporto/rodoviária e a que horas ela deve sair do evento pra ir pegar o transporte, pense sempre no imprevisto, é melhor a pessoal ficar plantada uma hora no aeroporto do que perder o voo.



Reforçando: deixe suas decisões claras aos participantes.

Faça uma inscrição online! Isso vai te ajudar a saber quantas pessoas esperar, quantas querem camisas, se seu publico vai ter mais iniciantes ou iniciados, etc. No dia do evento tudo isso muda, a quantidade de pessoas que comparecem, quem pagou camisa x quem quer a camisa, cade os iniciantes que iam aparecer aqui (ou 'meu deus, da onde apareceu esse monte de iniciantes'), mas pelo menos você não vai estar 100% despreparado.


Lembre-se: quem organiza não treina! Se você treina em evento que organiza, sinto muito, você está fazendo isso errado... Quem organiza fica correndo de um lado pro outro, com um sorriso enorme no rosto e olheiras tão grandes quando, olheiras de quem ficou acordado até de madrugada pra buscar alguém na rodoviária e teve que acordar cedo pra ser o primeiro a chegar. Quem organiza fica igual um cão de guarda observando todos o tempo todo e até quando relaxa está atento, pára tudo pra ajudar um acidentado, não larga o telefone mandando mensagem e atendendo ligação, corre pra dar um abraço naquele amigo que não via ha tempo (ou que acabou de conhecer pessoalmente), mas pra quem você provavelmente não vai dar atenção... Quem organiza pára pra descansar um segundo e ai vem aquele amigo palhaço te chamar de moda. Quem organiza vai tentar uma precisão, mas tem que largar tudo porque surgiu um imprevisto. Quem organiza se estressa porque ninguém chega no horário, se estressar porque não conseguiu chegar no horário, se estressa porque ninguém obedece seu cronograma que você demorou meses pensando, estressa porque tinha certeza que verificou tudo e na ultima hora descobre algo que não tinha visto. Quem organiza é o mais cansado da turma e no final do ultimo dia do evento você vai perceber isso. Quem organiza diz: NUNCA MAIS!, no outro ano ta organizando de novo. Quem organiza, quando acaba, só lembra das coisas ruins, mas quando todos vão embora, a mente acalma, olha as fotos e o corpo relaxa é o que mais tem a agradecer, e todas as coisas ruins desaparecem, esquece... E é por isso que o 'nunca mais', tão decidido e certeiro, não tem força sobre aquele sorriso bobo e aquela lagrima no rosto, sozinho em frente ao pc, lendo mensagens, vendo videos e fotos e dizendo 'eu quero de novo'!


6° Encontro Feminino de Parkour - 2015


E pra finaliza: Deixe todas as informações expostas no máximo de lugares que você puder! 
E mesmo assim esteja pronto pra responder perguntas repetidas mais de cem vezes...





Esse texto ia conter uma parte falando sobre como passei em um edital e organizei o Encontro Feminino, mas decidi fazer outro texto falando sobre isso porque esse já está muito longo.
Beijos, e vamos trabalhar! ;*

Um comentário:

  1. Massa! Gracias pelas dicas. Já organizei eventos não relacionados ao parkour, e este ano acompanhei um tanto de perto uma parte da organização do Nordestino. Transporte, localização de picos, lugar pra comer, comunicação, estrutura de alojamento... Um bocado de aprendizado e rebolado pra conseguir lidar com isso tudo.
    O último parágrafo deve ser momento identificação pra todo mundo que organiza coisa. É cansaço, tensão, expectativa, tentar estar atento a um sem número de coisas ao mesmo tempo, não ver quase nada do evento em si.... E, ainda assim, no final, ficar super feliz e agradecida porque o evento aconteceu, e as pessoas aproveitaram e se divertiram, sorriram, encontraram outros malucos como elas, ficar contente por ter ajudado aquilo tudo a nascer, pelos encontros e alegrias da galera toda. Muita força e fibra pra esses malucos que topam paradas assim =)

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